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Workshops et Conférences

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Quelques conseils concernant l’organisation d’un workshop ou d’une conférence internationale

Hélène Rouby (HR) (E205) et le service administratif (E211) sont là pour vous aider dans l’organisation des gros évènements – Merci de les contacter au plus tôt !

Les choses qu’on oublie toujours…

  • Réserver des lieux pour les pauses cafés, buffets et sessions posters
  • Le traiteur peut avoir besoin de s’installer très tôt (à partir de 10h)
  • Les salles du département – en particulier la salle Claude Froidevaux – E314 – ne sont pas très disponibles au premier semestre

Réservation de salle(s)

  • S’y prendre le plus tôt possible pour les amphis (voir avec HR ou Catherine Archat)
    préférentiellement avant d’avoir fixé définitivement la date de l’évènement
    notez que Jaurès est généralement plus disponible que Dussane
  • Au premier semestre, seule la salle Serre – E509 est réservable sur de longs créneaux
    Au premier semestre, il est impossible de réserver la salle Claude Froidevaux – E314 sur des journées entières
  • La salle Serre – E509 peut accueillir une vingtaine de places autour des tables, on peut monter jusqu’à une trentaine en écartant les tables

Inscriptions

  • Pour les grosses conférences, il est possible et très simple de disposer d’un espace sur la plateforme Sciencesconf
    Cela vous permettra de disposer d’un site internet pour :
    – mettre des informations en ligne sur l’évènement
    – enregistrer les soumissions d’abstracts et en organiser la revue
    – enregistrer les inscriptions et recevoir des paiements (voir avec HR)

Badges et programmes

  • Pour les grosses conférences, HR peut aider à la mise en page et à l’impression des programmes – pas au dernier moment mais une à deux semaines en amont
  • HR peut préparer des plans d’accès – pas au dernier moment mais une à deux semaines en amont
  • HR peut aider à la préparation des badges (mise en page, impression) – pas au dernier moment mais une à deux semaines en amont
  • Différentes options de supports (ex : étiquettes adhésives, badges à pinces/épingles, badges à lacets)
  • L’idéal est de récupérer les pochettes plastiques en fin d’évènement
  • Si besoin de peu de supports, voir avec HR ce qu’on a en stock

Buffets

Lieux

  • Pensez à réserver des espaces pour les buffets !!!
  • Pour un worskhop au département : salle Serre, jardin, hall du 24
  • Pour une grosse conférence : hall du 24, jardins (du 24, cour Pasteur)
  • Merci de noter que :
    – la réservation du hall du 24 (passer par HR) n’est pas possible plusieurs jours de suite
    – l’installation électrique du hall du 24 ne permet pas de faire chauffer sur place
    – la Rotonde (espace derrière la Dussane) n’est pas assez grande pour accueillir un buffet
    – la sécurité ne permet pas de faire des buffets dans le couloir devant la Jaurès

Traiteurs

  • Adresses de traiteurs à venir – Il y a maintenant un marché pour l’ENS et le CNRS…
  • Voir avec Corinne Fonsat pour la procédure (demande de devis – facturation – récupération du service fait)
  • Merci de noter que :
    – le traiteur arrivera 2 ou 3 heures avant le buffet – quelqu’un doit être disponible pour l’accueillir, lui ouvrir certains accès (carte disponible à la loge du 24 rue Lhomond pour l’entrée d’une camionnette par le 20 ou, en ce moment, par le 10 rue Erasme)
    – il y aura des restes à remballer
    – les plateaux repas font beaucoup de déchets à évacuer, même pour peu de personnes – à moins de 10, il est tout aussi simple, moins cher et meilleur d’aller dans un restaurant du quartier
    – les personnes du service administratif sont là pour vous aider, mais doivent être prévenues en avance

Pauses café

Lieux

  • Pensez à réserver des espaces pour les pauses cafés !!!
  • Pour un worskhop au département : salle Serre, jardin, hall du 24
  • Pour une grosse conférence : espace Curie (près de l’amphi Jaurès), Rotonde (derrière la salle Dussane), jardin
  • Notez que la sécurité ne permet pas de faire de grosses pauses cafés devant la Jaurès

Traiteurs

  • Il est possible de commander des pauses cafés en interne à la cantine – Rendez-vous ici
  • Si vous commandez déjà des repas à un traiteur, il peut être aussi simple de lui commander également les pauses cafés
  • Pour des petits groupes, l’option « cafetière filtre + viennoiseries de la boulangerie » est aussi à envisager :
    – une cafetière filtre (certes pas très grande) est rangée sur les placards au dessus de l’évier dans la salle de convivialité – il faut acheter du café moulu
    – des carafes et des thermos sont disponibles au même endroit
    – il y a un accès à l’eau dans la petite salle attenant à la salle Serre
  • Merci de noter que :
    – il relève de la simple politesse de rapporter les choses emprunter en salle de convivialité
    – la cantine ne fournit plus de bouteilles d’eau, des carafes sont disponibles en salle de convivialité

Sessions posters

  • Pensez à réserver des espaces pour les sessions posters !!!
  • Pour un congrès en Dussane, il n’y a pas de lieu proche adapté – la meilleure option est de revenir dans le hall du 24 (à réserver avec HR) – il est possible de s’installer dans la cantine, mais pas n’importe quand bien sûr
  • Pour le 24, il est possible d’emprunter des grilles à la Physique – voir avec HR – pas au dernier moment !
  • Pour un congrès en Jaurès, il est possible d’installer des posters sur les murs dans le couloir – NB que la pause café ne pourra pas y être installée (cf ci-dessus) – voir avec HR pour la numérotation et le matériel pour accrochage – pas au dernier moment !

Wifi

  • Au département : voir avec le service informatique
  • Dans les amphis et au 45, il est possible d’obtenir des sessions invités auprès du CRI – Rendez-vous ici

Visio

  • Une barre de visio-conférence (caméra/micro/speaker) et des micros/speakers sont à disposition dans le bureau de HR
  • La salle Claude Froidevaux – E314 dispose d’un système qui fonctionne très bien : son mode d’emploi est disponible ici – tout y est indiqué, il faut simplement tout lire, en particulier les indications de paramètres à modifier dans les comptes Zoom du CNRS
  • Il est à noter que tout le monde dispose d’un compte Zoom du CNRS (même les agents ENS) accessible à travers son compte JANUS – voir avec l’administration des labos pour obtenir ses identifiants JANUS et ici pour lancer son compte Zoom
  • Dans les amphis et au 45, il faut contacter le pole audio-visuel de l’école : audiovideo@ens.fr
  • [Page pratique sur la visio à venir]

NB : Hélène Rouby (E205) et le service administratif (E211) sont là pour vous aider dans l’organisation des gros évènements – Merci de les contacter au plus tôt !